Buscamos un asistente ejecutivo para realizar una variedad de tareas administrativas y apoyar a los altos directivos de nuestra compañÃa. Entre las responsabilidades de un asistente ejecutivo se incluyen la gestión de calendarios, la organización de viajes, la preparación de informes de gastos, verificación de documentos, entre otros.
Para desempeñar este cargo satisfactoriamente, debes ser organizado, tener excelentes capacidades de gestión del tiempo y ser capaz de actuar sin recibir orientación. En definitiva, contribuirás a la eficiencia de nuestra empresa proporcionando apoyo personalizado y oportuno a los ejecutivos.
Responsabilidades:
Actuar de punto de contacto entre los ejecutivos, los empleados, los clientes y otros socios externos
Gestionar el flujo de información de manera oportuna y correcta
Gestionar los calendarios de los ejecutivos y concertar reuniones
Organizar los viajes y el alojamiento
Hacer un seguimiento de los gastos semanales y preparar informes semanales, mensuales o trimestrales
Supervisar el desempeño de otro miembros del personal de secretariado
Actuar como gerente de oficina manteniendo al dÃa el inventario del material de oficina
Dar formato a la información para la comunicación interna y externa: memorandos, email, presentaciones e informes
Escribir actas durante las reuniones
Filtrar y dirigir las llamadas telefónicas y distribuir la correspondencia
Organizar y mantener los sistemas de archivo de la oficina
Seguimiento a los temas pendientes por realizarRequisitos
Experiencia laboral como asistente ejecutivo, asistente personal o un puesto similar
Excelentes conocimientos de MS Office
Excepcionales capacidades de organización y de gestión del tiempo
Familiaridad con aparatos y aplicaciones para oficina (p. ej., calendarios electrónicos y fotocopiadoras)
Excelentes capacidades comunicativas verbales y escritas
Discreción y confidencialidad
TÃtulo de educación secundaria
Se valorará estar en posesión de un diploma o certificado de asistente personal – Administración